Açılım olarak “Proje Yönetim Sistemi” anlamına gelen PYS, çeviri işletmelerinde uzun zamandır kullanılan ve Mirora şirketi olarak bizim de önem verdiğimiz bir değer. Peki çeviri şirketleri için proje yönetim sistemi programı yazma hikâyesi ne zaman ve nasıl başlar, hangi evrelerden geçilip hangi noktaya gelir ya da gelmesi beklenir?
1997 yılında Mirora Çeviri şirketini kurduğumuzda elimizdeki verileri kaydetmeye başladığımız Excel dosyalarımız vardı. Sanırım çeviri şirketlerinin hepsi sektördeki işlerine benzer Excel dosyaları oluşturmakla başlamıştır. Müşterilerin ve çeviri hizmeti tedarikçilerinin bilgilerini kaydettiğimiz dosyaları idare etmek aslında oldukça basitti; işin zor kısmı projelerin diğer ayrıntılarını yazdığımız Excel dosyalarında sütunların ve satırların sonunun gelmemesiydi. Çok sayıda ve dev gibi Excel dosyaları üretip duruyorduk.
Aynı proje ayrıntılarını, müşteriye gönderdiğimiz onay mesajına, çevirmene, redaktöre, sayfa tasarımcısına ve daha ne kadar süreç varsa hepsinin tedarikçisine ayrı ayrı gönderdiğimiz iş atama mesajlarına, kontrol formlarına, finansman ve muhasebe evrakına, vs. defalarca yazmaktan bıktık. Excel dosyaları üzerinde çalışırken istemeden ama mecburen hapşırıp tüm tablo hücrelerinin yerlerini bir güzel değiştirince ya da dosyayı birkaç kez sehven, kazayla ya da kaza süsü verilmiş insanî zaaflarla yok edip, geriye dönüp yüzlerce projenin ayrıntılarını yeniden yeniden yazmak zorunda kalınca usandık. Anladık ki bu böyle gitmeyecek!
Çeviri Projelerinin Yönetimi için Yazılım Geliştirme
Hem güvenli ve kolay veri girişini sağlayacak hem de bir veriyi sadece bir kere sisteme girerek tüm kayıtlarda, yazışmalarda ve raporlarda kullanarak zaman kazanabilmek için önce Access yazılımıyla ara yüzler ve veri tabanları yazmaya başladık. Çoğumuz sosyal bilimler, filoloji, felsefe, arkeoloji gibi alanlardan gelen insanlardık; aramızda çeviri projelerinin yönetimi için gerekli programın ara yüzlerini yazacak ya da veri tabanı tasarımı oluşturacak ve rapor formatlarında harikalar yaratacak arkadaşlar bulabilmek bizim için büyük bir şanstı sanırım. Eski çalışma arkadaşlarımızdan özellikle Sevgili Şadan Öz’ü ve Yusuf Sevgen’i sevgi ve takdirle anıyoruz hâlâ.
2002 yılından itibaren müşteri ve tedarikçilerimizle ayrıntılı standart formlar kullanarak yazışmaya başlamamız önemli bir fark yarattı. Hem işlerimiz kolaylaştığından proje yönetimi bir yük olmaktan çıkıp zevkli bir işe dönüştüğünden daha çok projeyi daha düzenli yönetebilmeye başladık hem de müşterilerimiz ve tedarikçilerimizin gözündeki değerimizi birkaç basamak yukarıya taşıdık.
Ancak gün geldi, biraz ilkel ama ilkeli proje yönetim sistemimiz bize yetmemeye başladı. Daha ayrıntılı raporların, daha hızlı sistem güncellemelerinin peşindeydik ve elbette ki kalite standartlarımızın belgelendirilmesinin de peşindeydik. WEB tabanlı bir yazılım oluşturarak sektör paydaşlarımızla da bunu paylaşalım dedik ve bir yazılım şirketine bu Access tabanlı sistemimizin WEB sürümünü ürettirmeye giriştik.
Planlamamızın hedeflerinden ve sözleşmemizin son teslim tarihinin üzerinden uzun yıllar geçti ama maalesef bu çeviri projeleri yönetim sistemi yazılımı bir türlü tamamlanamadı. Gecikme davaları süreçleri vs. derken gördük ki Türkiye sadece siyasi davaların değil ticari davaların da bir türlü bitirilemediği bir ülkeymiş. Başlığımızda “uzun hikâye” dedik ama bu tatsız faslı daha fazla uzatmayalım ve hikâyemize devam edelim.
Kuruluşumuzdan yaklaşık on yıl sonra tam gün çalışan bir yazılım uzmanıyla WEB tabanlı proje yönetim sistemimizi hayata geçirdik. Rahata erdik mi? Asla! IT dünyasının kendi etrafında ve Güneş’in çevresindeki dönüş hızı her an artıyor. Olmuşken şu da olsun, şunu da ekleyelim, bundan da eksik kalmayalım derken proje yönetim sistemi gelişim süreci kısmında versiyon versiyon, yani güzel Türkçemizle söylersek sürüm sürüm gelişim göstermeye devam ettik. Sürüm sürüm süründük de diyebiliriz.
Mirora Çeviri’nin Kendi Proje Yönetim Sistemine Geçmesi
Oysa 2000’li yılların ikinci yarısında artık proje yönetim sistemi yazılımlarının varlığından haberdardık. Avrupa’da yeni PYS yazılımları makul ücretlerle piyasaya çıkmaya başlamıştı hatta. Bizim yaşadığımız sıkıntıları yaşayan çeviri şirketleri de büyük olasılıkla kendileri için geliştirdikleri yazılımları çok daha büyük sermaye ve insan kaynağı avantajlarıyla kısa zamanda ayrıntılı PYS yazılımları geliştirip satmaya başlamışlardı. Göz ucuyla bu gelişmeleri izliyorduk ama ille de kendi yazdığımız, kendi gereksinmelerimize uygun PYS programını kullanalım istiyorduk.
Her yiğidin bir yoğurt yiyişi olduğu gibi her çeviri işletmesinin de kendine özgü bir proje yönetim sistemi vardı(r). Çeviri işletmelerinin hepsinde üretim, planlama, arşivleme, yedekleme alışkanlıkları, kalite kontrol noktaları, çevirmenlerle olan iletişimleri, mali ve hukuki ilişkileri hatta faturalama ve muhasebeleştirme yöntemleri bile benzersiz türdendi(r). Bu yüzden azıcık eksik azıcık aksak bile olsa kendi ürettiğimiz PYS en iyisidir. Bir daha düşünelim; gerçekten öyle midir?
2008 yılında Çeviri İşletmeleri Derneği’ne şirket olarak üye olduktan sonra tanıştığımız pek çok çeviri işletmecisinin çok benzer süreçleri yaşadığını görmek bizim için şaşırtıcı olmadı. Değişik renk ve desenlerde üç aşağı beş yukarı aynı PYS yazılımlarını üretmeye çabaladığımızı görmek şaşırtıcı değildi ama elbette üzücüydü.
Keşke daha önce birbirimizi tanısaymışız, keşke daha önce bilgilerimizi ve yaptıklarımızı sektör paydaşlarımızla paylaşsaymışız. “Zararın neresinden dönülse kârdır” diyen atasözümüz, pek çok atasözümüz gibi sorgulanmaya açıktır. İyi bir planlama yapmak, işe başlamadan önce uzun uzun düşünmek varken ya da zarar etmeden dönmek varken ne diye zarar ettikten sonra dönebilmeyi erdem sayıyoruz ki?
Neyse ki şimdi elimizde çok iyi çalışan bir proje yönetim sistemimiz var ama siz siz olun; kendiniz bir yazılım geliştirmeye kalkmadan önce yüz kere düşünün, bin kere araştırın, bir kere yapın!
Anlattığımız tüm bu uzun süreç hikâyesinden çıkaracağımız kıssadan hisseleri de şu şekilde maddeleştirebiliriz;
- PYS yazılımı kullanmak iyidir. Size hem maddi olarak kâr sağlar hem de ciddi oranda zaman kazandırır.
- PYS yazılımını ille de kendiniz geliştirmek zorunda değilsiniz. Yine vakit nakittir şiarından hareketle çok iyi düşünülmüş ve kolay uygulanabilir bir PYS yazılımına ödeyeceğiniz yıllık aidat bedeli sizin üretip kullanacağınızdan çok daha ucuza mal olabilir!
- Her PYS size uymaz ama biraz gayretle siz ona uyabilirsiniz. Kim bilir belki de bu daha hayırlı olabilir.
- İyi PYS sizi kanatsız uçurmaz ama size bir çift Hermes sandaleti verebilir!
Mete Özel
Mirora Kurucu Ortağı, Genel Müdür Yardımcısı
Not: Bu yazı Nisan 2013’te Dragosfer adlı dergide yayımlanmıştı; güncelliğini koruduğunu düşündüğümüzden ve birkaç küçük değişiklik yaparak blog sayfalarımızda tekrar yayımlamanın yararlı olabileceğini düşündük.